Proces oceny wyników pracy pomaga zidentyfikować obszary wymagające poprawy w warunkach współpracy oraz dostarcza cennych informacji o potrzebach i oczekiwaniach członków zespołu. Wywiad oceniający to proste narzędzie, które zwiększa efektywność pracy, ułatwia nieszablonową korektę działań, ale także prowadzi do uzyskania wyznaczonych celów. W fazie przygotowań do rozmowy oceniającej należy się nastawić na podjęcie rzeczowego dialogu na linii manager — pracownik. Komunikować myśli w sposób tak zręczny, precyzyjny i jasny, że obie strony dojdą do porozumienia.
Na co zwrócić uwagę przygotowując się do rozmowy? Po pierwsze rozmowa oceniająca powinna być rozmową dwustronną, wskazane jest, aby obie strony brały w niej aktywny udział. Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które pomogą jak najefektywniej wykorzystać czas poświęcony na ocenę wyników pracy.
Sposoby na poprawnie przeprowadzoną ocenę efektów pracy
1. Uważne i aktywne słuchanie
Prowadzenie rozmowy oceniającej stanowi nie lada wyzwanie. Wymaga wnikliwości, uważnego słuchania i trafnych wniosków. W aktywnym słuchaniu bardzo pomocnym narzędziem jest parafrazowanie tzn. powtarzanie własnymi słowami tego, co usłyszeliśmy, swego rodzaju streszczanie wypowiedzi rozmówcy.
Parafrazując, używamy następujących sformułowań:
- Pozwól, że sprawdzę czy Cię dobrze rozumiem...
- Z tego, co mówisz wynika, że...
- Jeśli Cię dobrze rozumiem, to...
2. Zadawanie pytań otwartych
Na ten rodzaj pytań powinien zwrócić uwagę zarówno oceniający, jak i oceniany. Fala pytań otwartych, czyli takich, na które odpowiedzieć należy szerzej, niż tylko poprzez proste „tak” lub „nie” prowokuje rozmówcę do zajęcia stanowiska w danej sprawie. Takie pytania pomagają zdobyć więcej informacji, a tym samym zwiększają szansę na wymierne wyniki. Często zaczynają się od słów: „co” i „jak”.
Oto przykłady:
- Co Twoim zdaniem mógłbym zrobić lepiej w przyszłym okresie?
- Jak oceniasz wykonanie przeze mnie tego zadania? — wymieniamy konkretne zadanie, wykonywane w omawianym okresie.
- Co mogę zrobić, aby w przyszłości lepiej nam się współpracowało?
- Jakich działań oczekujesz ode mnie, jako przełożonego, w ramach wspierania Cię w Twojej pracy?
3. Ograniczanie pytań zamkniętych
Formułowanie pytań zamkniętych w rozmowie oceniającej raczej zniechęca odpowiadającego do zagłębienia się w omawiany temat. Warto na nie uważać. Najczęściej zaczynają się one od partykuły „czy”:
- Czy uważasz, że jestem samodzielny w wykonywaniu moich obowiązków?
- Czy uważasz, że jestem dobrym pracownikiem?
4. Równoważenie mocnych i słabych stron
Ważnym elementem podczas rozmowy oceniającej jest podkreślanie mocnych stron w takim samym stopniu, jak punktów, w których konieczna jest poprawa. Skupianie się nie tylko na przeszłości, ale i na przyszłości, wspólne wypracowanie sposobów na zwiększenie efektywności pracy, osiąganie sukcesów w następnym okresie.
5. Podsumowanie przebiegu rozmowy
Podsumowanie uwypukla najważniejsze kwestie, o których była mowa w trakcie wywiadu. Stosując podsumowanie systematyzujemy przebieg rozmowy oceniającej: co zostało powiedziane, które tematy wymagają rozwinięcia, jakie nasuwają się wnioski. Podsumowanie jest niejako sprawdzianem czy plan rozmowy jest realizowany, a także służy lepszemu zapamiętaniu poruszonych problemów. Pomaga powiązać ze sobą ważne treści i fakty oraz dokonać przejścia do dalszego etapu rozmowy.
Podsumowując należy ponownie przedstawić najważniejsze myśli i odczucia, które dotąd pojawiły się w rozmowie:
- To, co dotąd ustaliliśmy można podsumować w następujących punktach...
- Wygląda na to, że najważniejsze kwestie, które dotąd padły, to.... czy czegoś nie pominąłem?
- Z tego wszystkiego wypływają następujące wnioski...
6. Ocena pracy i realizacja zakładanych efektów
Nadrzędnym celem rozmowy oceniającej jest poprawa jakości i efektywności działań w kolejnym okresie współpracy. Plan działania, mający na celu korektę sposobu funkcjonowania, powinien zawierać:
- Identyfikację obszarów wymagających poprawy.
- Działania jakie pracownik podejmie, aby korygować swoje działania.
- Termin realizacji ww. założeń.
Porada
W każdym przypadku informacja zwrotna jest niezwykle ważna i należy dołożyć wszelkich starań, aby spotkanie podsumować konkretnymi ustaleniami, skupiając się na możliwościach, a nie problemach. Nawet najtrudniejsza rozmowa może okazać się konstruktywna i motywująca, jeśli w jej efekcie będziemy realizować swoje cele coraz lepiej i zgodnie z celami Spółki.
Rozmowa oceniająca z perspektywy pracownika
Wielu pracowników obawia się zadawania pytań i wyrażania swojego zdania. Jednak niesłusznie, ponieważ wywiad jest oceną naszej pracy i powinniśmy zadbać o to, aby przełożony dowiedział się o wszystkich istotnych aspektach, mogących mieć wpływ na jej wynik.
Przykładowe pytania, jakie możemy zadać przełożonemu podczas rozmowy oceniającej:
- Z wykonania przeze mnie jakich zadań, jest Pan/Pani najbardziej zadowolony/a?
- Które zadania mogłem wykonać lepiej?
- Co powinienem zrobić, żeby to osiągnąć?
- W jakim zakresie mogę liczyć na pomoc?
- Które umiejętności powinienem poprawić? Jak mogę to zrobić?
- Które umiejętności powinienem rozwijać?
Po omówieniu oceny z przełożonym wiemy już, które obszary pracy powinniśmy poprawić, które zachowania rozwijać, a które kontynuować. Jest to dla nas wskazówka na przyszłość, dlatego wyciągnijmy z niej konstruktywne wnioski i określmy kierunek dalszego doskonalenia.
Porada
Warto zacząć realizować to, co zostało uzgodnione podczas rozmowy od razu, nie czekając aż przypomni nam o tym przełożony. Ściślej mówiąc — wskazane jest przejawianie w codziennej pracy inicjatywy, wspólne usprawnianie procesów, ustalanie czy po każdej stronie znajdują się wystarczające zasoby do tego, aby osiągać postawione cele w sposób efektywny i w założonym czasie.
Wychodząc naprzeciw naszemu rozmówcy...
Kilka zwrotów możliwych do wykorzystania w rozmowie oceniającej.
- Chciałbym żebyśmy przez następne 30 minut porozmawiali o Twojej pracy w ostatnim okresie.
Dzięki tej wzmiance obie strony mają świadomość ilości czasu, który jest do dyspozycji i sposobu jego wykorzystania. Takie sformułowanie daje też poczucie, że rozmowa została zaplanowana i przygotowana.
- Cieszę się, że mamy dzisiaj okazję porozmawiać dłużej na temat Twojej pracy za ostatni rok, planach zawodowych itp.
Zdanie to wyraża pozytywne nastawienie oceniającego do rozmowy, którą traktuje jako okazję do wymiany poglądów na temat pracy.
- Mam wrażenie, że poruszyliśmy już wszystkie tematy, o których powinniśmy porozmawiać. Czy jest jeszcze coś, o czym chciałbyś porozmawiać?
Sformułowanie pokazujące, że osoba oceniana jest partnerem w rozmowie — jej potrzeby i oczekiwania są ważne dla przełożonego.
- Podsumujmy wspólnie to, co ustaliliśmy.
Zwrot, który sygnalizuje, że zbliża się koniec rozmowy i należy powtórzyć najważniejsze kwestie, o których była mowa. Podsumowanie sprzyja lepszemu zapamiętaniu problemów.
- Kończymy, ustalmy jeszcze datę sprawdzenia Twoich postępów w odniesieniu do zadań / poprawy / rozwoju.
Wzmacnia przekonanie, iż ocena pracy jest procesem ciągłym i cyklicznym.