Rozkręć swój biznes

Dołącz teraz i dodawaj darmowe ogłoszenia!

Rozmowa oceniająca jako efektywne narzędzie zarządzania

Rozmowa oceniająca z pracownikiem

Rozmowa oceniająca jest zaliczana do kategorii narzędzi skutecznego zarządzania. Taka klasyfikacja wynika m.in. z faktu, że system oceny wspiera komunikację wewnątrz organizacji, realizację wcześniej przyjętych celów oraz korygowanie zawirowań w przedsiębiorstwie. Menedżer monitorujący efektywność zespołu podejmuje dialog z poszczególnymi członkami grupy, dzięki temu ma szansę spojrzeć na ich pracę w szerszym kontekście i wypracować wspólne stanowisko w obszarze przyszłych działań. Jakie elementy sprzyjają informacji zwrotnej?

Nasza praca oceniana jest na bieżąco, na co dzień jednak nie ma czasu, na dokładne studium wszystkich aspektów zawodowego dorobku. Dlatego skupiamy się jedynie na jego fragmentach, co się nie udało, lub jakie pojawiły się przeszkody w realizacji zadań.

Cykliczna rozmowa oceniająca, dokonywana w ramach systemu ocen pracowniczych, daje możliwość całościowego i obiektywnego spojrzenia, nie tylko na skutki, ale i przyczyny rezultatów. Omówienia jak zrobić daną rzecz lepiej, jak ustrzec się przed błędem w przyszłości oraz czy posiadamy wystarczające środki, wiedzę, możliwości do poprawy efektów pracy.

Ocena oparta na faktach

Celem systemu oceniania pracowników (SOP) jest przegląd wyników pracy za poprzedni okres oraz ocena kompetencji, jakie są potrzebne do realizacji celów. Podczas spotkania mamy sposobność dłużej i dokładniej porozmawiać o swojej pracy uwzględniając nie jedno, pojedyncze zdarzenie, lecz całokształt danego okresu.

Kluczem do rzetelnej oceny poziomu pracy, jest opieranie się na faktach, a nie przypuszczeniach.
I najważniejsze: oceniamy nie osobę i jej charakter, a zachowanie w konkretnej sytuacji.

Obie strony, oceniany i oceniający, powinni starannie przygotować się do rozmowy. W ten sposób przełożony zapewni, że rozmowa oceniająca będzie profesjonalna. Z kolei pracownik zyska poczucie, że jego praca analizowana jest rzeczowo, a rola w przedsiębiorstwie traktowana z należytą powagą. Dla pracownika to także dobra okazja do przemyślenia swoich mocnych i słabych stron.

Komfort podczas rozmowy oceniającej

Aby rozmowa przebiegała w przyjaznej atmosferze, z zachowaniem odpowiedniego klimatu i w postaci konstruktywnego, partnerskiego dialogu, uczestnicy powinni wykazać się wolą budowania profesjonalnych relacji oraz zadbać o odpowiednie warunki. Należy w tym zakresie uwzględnić m.in.: 

  • Optymalny czas rozmowy.
  • Osobne pomieszczenie zapewniające poufność rozmowy.
  • Przygotowanie się do rozmowy (wypełnienie Formularza Oceny, przeprowadzenie samooceny, przygotowanie listy zdarzeń/zachowań, opierając się na faktach, listy celów na następny okres, planu działań rozwojowych).
  • Aktywne uczestniczenie obu stron (uważne słuchanie, umożliwienie wypowiedzenia się drugiej stronie, otwarcie na argumenty, formułowanie konstruktywnych wniosków, sposobów naprawczych).
  • Nie porównywanie siebie/pracownika do osób trzecich. Oceniana jest praca wykonana przez konkretną osobę, więc rozmowa dotyczy efektów, sposobów i możliwości, jakie posiada ta osoba, czy posiadamy my sami, nie ktoś inny.
  • Odnoszenie się do konkretnego zachowania a nie osoby i jej charakteru.
  • Przeprowadzanie rozmowy bez eskalowania napięć i emocji. Pamiętajmy, że skupiamy się nie tylko na przeszkodach, ale i sukcesach, mówmy więc o nich jasno, głośno i otwarcie, doceniajmy wspólnie wniesiony wkład w ich osiągnięcie.  

Obszar rozmowy o charakterze oceniającym

Podczas rozmowy oceniającej otrzymujemy informację zwrotną o efektach naszej pracy, oczekiwaniach przełożonego oraz o naszych mocnych i słabych stronach. Mamy również możliwość wymiany poglądów, przedstawienia własnych opinii i samooceny swojej pracy. Zdobywamy też informacje o możliwościach bądź sposobach dalszego rozwoju. Co więcej, dysponujemy wyjątkową okazją, aby porozmawiać ze swoim przełożonym i wyjaśnić różne kwestie, na które nie ma czasu w codziennej pracy. 

Przykładowe zagadnienia poruszane podczas rozmowy oceniającej:
  • Ocena stopnia wywiązywania się z przydzielonych zadań — czyli, w jakim stopniu zrealizowaliśmy wyznaczone nam cele.
  • Omówienie osiągnięć, sukcesów i słabych stron w jakości świadczonej pracy.
  • Stworzenie możliwości poprawy uzyskiwanych wyników — wspólnie z ocenianym zastanawiamy się, co możemy zrobić lepiej w swojej pracy w następnym okresie.
  • Opracowanie praktycznych sposobów niwelowania ewentualnych trudności w wykonywaniu zadań.
  • Omówienie potrzeb i oczekiwań związanych z pracą, planów rozwojowych, dotyczących przyszłości zawodowej.

Przygotowanie do rozmowy oceniającej

Rozmowa oceniająca, zwłaszcza pierwsza, może być stresująca zarówno dla oceniającego, jak i ocenianego. W wirze codziennych obowiązków przełożony nie może poświęcić nam tyle czasu, ile podczas rozmowy oceniającej, dlatego warto się do niej precyzyjnie przygotować.

Przed rozmową oceniającą:
  • Przeprowadzamy samoocenę. Przypominamy sobie swój zakres obowiązków, zapoznajemy się z Formularzem Oceny oraz kryteriami, według których będziemy ocenieni.
  • Sporządzamy listę przykładów zachowań i sytuacji, uzasadniających oceny poszczególnych kryteriów, aby w trakcie trwania rozmowy móc odwoływać się do konkretnych zachowań i faktów.
  • Zastanawiamy się nad swoimi planami dotyczącymi pracy, obszarami, które chcemy doskonalić i rozwijać. Jeżeli posiadamy umiejętności, których nie mamy szansy wykorzystywać, mamy okazję powiedzieć o tym przełożonemu.

Samoocena w systemie oceniania

Udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania również pozwoli przygotować się do dokonania samooceny oraz aktywnego udziału w rozmowie oceniającej. Dzięki temu nie będzie to jedynie czas przeznaczony na wysłuchanie tego, co przekaże przełożony, również sami przedstawimy argumenty i propozycje.

Przykładowe pytania:
  • Z wykonania których zadań w ocenianym okresie jesteś najbardziej zadowolony? Podaj konkretne zachowania i zdarzenia.
  • Z wykonania których zadań w ocenianym okresie jesteś najbardziej niezadowolony? Podaj konkretne zadania.
  • Jakie były przyczyny niewykonania wymienionych wyżej zadań?
  • Co mogłeś zrobić, aby wyniki Twojej pracy były lepsze?
  • Co możesz zrobić, aby pracować bardziej wydajnie w przyszłości? Jakich działań z Twojej strony to wymaga? W jaki sposób może w tym pomóc przełożony?
  • Które z zadań najbardziej lubisz wykonywać w swojej pracy i dlaczego?
  • Których zadań najbardziej nie lubisz wykonywać w swojej pracy, dlaczego?
  • Które zadania sprawiają Ci najwięcej trudności? Co mogłoby pomóc w ich przezwyciężeniu?
  • Czy jest jakieś inne stanowisko pracy, na którym chciałbyś pracować? Jeśli tak, podaj, na jakim i jakich to wymagałoby od Ciebie dodatkowych umiejętności i kwalifikacji.
  • Co byś zmienił w pracy swojego działu / oddziału / wydziału / grupy mistrzowskiej, aby można było pracować z większym zadowoleniem i zaangażowaniem? Co jest ku temu potrzebne?
  • Jakie zadania / cele / wyzwania chciałbyś podjąć na następny okres oceny?