Motywowanie pracowników w warunkach codziennej pracy wygląda inaczej i wymaga innego podejścia przełożonego, użycia innych narzędzi oraz środków, niż w przypadku prac projektowych. Przewagą jest tu możliwość doboru wykonawców, biorąc pod uwagę fakt, że każdy człowiek ma inną osobowość, co warto wykorzystać. Między innymi dlatego, zanim rozdysponujemy czynności poszczególnym członkom zespołu, trzeba przyjrzeć się, kto w jaki sposób realizuje zadania.
Aby projekt został wykonany sprawnie oraz na wysokim poziomie efektywności, przydatna jest umiejętność zdiagnozowania stylu motywowania do działania poszczególnych pracowników. Podobnie, jak cechy charakteru rozróżniają ludzi między sobą, istnieją zbiory wewnętrznych imperatorów działania, mogące usprawnić bądź uniemożliwić wykonanie zadania.
Motywacja niestety nie jest procesem stałym i utrzymującym się na jednym poziomie. Porównać ją można raczej do wykresu funkcji falowej, dodatkowo amplituda i częstotliwość wahań u każdego z nas ma inną wartość. W dłuższej perspektywie poziom zmotywowania opada, czasem aż do zera, a poniżej pojawia się niechęć, bojkot, frustracja, wreszcie wycofanie. Jeśli więc w zespole zabraknie różnorodności jednostek realizujących zadania, możemy mieć trudność z doprowadzeniem pracy do końca.
Zatem jak rozpoznać style działania poszczególnych osób i zarządzać ich motywacją?
1. Entuzjaści o wysokiej motywacji startowej
Są osoby, które mocno „zapalają się do działania” już na starcie, jednak stan ten utrzymuje się u nich krócej, niż u pozostałych członków zespołu. Wstępna motywacja szybko spada do niższych poziomów, a często zupełnie zanika, zwłaszcza, gdy pojawi się trudna do przeskoczenia przeszkoda, albo odwrotnie, zadanie okazuje się dużo łatwiejsze, niż zakładali na początku i zwyczajnie zaczynają się nudzić.
Osoby o wysokiej motywacji startowej, do tego ambitne, lubiące rywalizację, chętniej zgłaszają się do dodatkowych projektów i warto je angażować. Chociaż nie są tak wytrwałe w dążeniu do celu, jak pozostałe, to ich entuzjazm, aktywna postawa i sprawne działanie jest znów motywatorem dla innych. Zarażają dobrą energią, zachęcając do akcji.
Entuzjastów dobrze jest zwerbować do pierwszego etapu projektu, zwłaszcza, jeśli całość przedsięwzięcia będzie trwała dłużej, niż pół roku.
2. Cieszące się zaufaniem jednostki pociągowe
Druga grupa to tak zwane jednostki pociągowe. Potrzebują czasu na rozbieg, na rozkręcenie się, zebranie faktów, oszacowanie możliwości i skutków, czasem nawet zobaczenia pierwszych efektów. Jednak jeśli zapewnimy im komfort zapoznania się z sytuacją oraz danymi, poziom ich motywacji może nie dosięgnie takich wartości, jak u poprzedników, ale za to będzie trwał dłużej.
Podczas planowania i delegowania zadań dobrze jest angażować takie osoby właśnie do czynności w środkowych częściach realizacji projektu. Wówczas efekty prac z pierwszego etapu pozytywnie wpłyną na motywację tej grupy.
3. Cenni aktywiści finalizujący przedsięwzięcie
Wreszcie trzeci typ — finalizujący. To osoby, które działają znacznie sprawniej i wydajniej w warunkach, gdy dysponują wiedzą na temat tego, co już udało się wypracować, widzą efekty oraz bliski koniec prac. I kiedy startowcy dawno by skapitulowali, a większość z pociągowych z wyczerpania ledwo przebiera nogami, te osoby dopiero się rozpędziły. Mają zapał i świeże spojrzenie.
Ten etap wcale nie musi być najkrótszy, ani najłatwiejszy w realizacji, warto jednak wiedzieć, że takie osoby najbardziej motywuje wizja końca, efekt, sukces i nagroda. Dlatego ich działanie w ostatnim etapie projektu przyniesie lepsze efekty, niż w pierwszym, kiedy niewiele jeszcze wiadomo, a koniec daleki.
Poza tym osoby te wniosą świeży oddech do zespołu, co również działa mobilizująco na pozostałych. Ale z punktu widzenia menadżera najważniejszy jest fakt, że przyczynią się do zakończenia prac z sukcesem i w terminie, co często bywa kłopotliwe.
Jak widać, lider wcale nie musi przez cały projekt wymyślać kolejnych motywatorów do działania, żeby utrzymać zapał w zespole od początku do końca przedsięwzięcia. Wystarczy, że będzie znał mechanizmy, rozpozna (przez obserwację, a najprościej jest zwyczajnie zapytać) kto w jaki sposób wykonuje zadania, a następnie umiejętnie przydzieli czynności dla poszczególnych osób i sukces gwarantowany!