W założeniu biznesplan powinien być kompleksowym źródłem informacji dla jego odbiorcy, ale jednocześnie dostosowanym do okoliczności oraz maksymalnie zwięzłym streszczeniem. W rzeczywistości, niezwykle trudno określić, jak obszerny powinien być ten dokument. Wszystko zależy od etapu na jakim znajduje się przedsiębiorstwo w procesie rozwoju oraz celów jakie pragnie osiągnąć.
Jeżeli działania związane z biznesplanem mają zapewnić sukces, proces tworzenia dokumentu powinien zostać uważnie zaplanowany. Podstawowe etapy procesu planowania obejmują zazwyczaj:
- określenie tytułu poszczególnych rozdziałów biznesplanu oraz przygotowanie spisu treści,
- podjęcie decyzji dotyczących głównego koordynatora i twórcy biznesplanu,
- uzgodnienie osób odpowiedzialnych za zdobywanie informacji potrzebnych do przygotowania dokumentu,
- zbieranie danych na tematy pobieżne, ale dotyczące firmy oraz notowanie nasuwających się problemów czy zagadnień,
- segregowanie informacji w logiczny sposób,
- rozpoczęcie pisania,
- kwestionowanie i ewentualne rewidowanie założeń,
- wprowadzanie nieustannych zmian.
O krok od biznesplanu
1/7 Optymalna przystępność
Należy założyć, że adresat biznesplanu nie posiada zbyt obszernych informacji o produkcie i działalności firmy na rynku. Dlatego ten dokument należy pisać językiem zrozumiałym dla laików.
2/7 Esencjonalność
By zachować maksymalną zwięzłość, warto unikać powtórzeń i nie poruszać jednego zagadnienia w kilku punktach, jeżeli charakter biznesplanu tego nie wymaga.
3/7 Wiarygodność
W większości tego typu pism pojawiają się określone twierdzenia, które adresat może kwestionować. Warto w odniesieniu do wrażliwych treści załączyć opinię lub oświadczenie od osób trzecich uwiarygadniające treści zawarte w głównym dokumencie.
4/7 Zaufanie
Wielu przedsiębiorców obawia się, że przekazanie biznesplanu potencjalnym kredytodawcom lub inwestorom spowoduje ujawnienie tajemnic handlowych przedsiębiorstwa konkurencji. Klauzula poufności i wysokie standardy przyjęte w środowisku rynkowym nie dopuszczają do takich sytuacji, więc przedsiębiorcy nie powinni się martwić. Można również, na wczesnym etapie współpracy chroniąc dane wrażliwe przesyłać inwestorom jedynie streszczenia.
5/7 Stopień ryzyka
Punktem, o którym zapomina wiele firm tworzących biznesplan jest akapit dotyczący analizy elementów ryzyka. Trzeba przedstawić wszystkie zagrożenia, a nie skupiać się jedynie na wybranych. Inwestor musi mieć świadomość, że otrzymuje profesjonalny dokument zawierający wszystkie możliwe scenariusze działań. Ujawnianie tylko niektórych elementów ryzyka może zaważyć na wiarygodności przedsiębiorstwa w oczach potencjalnych kredytodawców.
6/7 Analiza wartości
Gotowy dokument warto przedłożyć do analizy niezależnym organom. Mogą to być radcy prawni, księgowi lub prawnicy. Są to jednostki będące w stanie profesjonalnie ocenić wartość danego biznesplanu. Niezależny ekspert może spojrzeć na dokument okiem inwestora. Sprawdzi w ten sposób wiarygodność, czytelność i rzetelność prezentowanych treści.
7/7 Estetyka i dbałość
Przedsiębiorstwa często skupiają się na zawartości biznesplanu zupełnie pomijając aspekty wizualne. Niestarannie przygotowany materiał może zniechęcić kredytodawców. Warto zadbać o profesjonalnie przygotowany dokument, nawet jeśli będzie to wymagało dodatkowych nakładów.
Język biznesplanu
Skupiając się na języku biznesplanu należy dostosować go do konkretnej sytuacji rynkowej i zadbać, by przekaz był zrozumiały przez inwestorów. Można wspomóc się tutaj ogólnymi wskazówkami:
- Stosowanie profesjonalnego, bezpośredniego stylu pisania. Używanie terminów ekonomicznych lub handlowych.
- Precyzyjne prezentowanie poszczególnych problemów, bez korzystania z superlatywów.
- Wymienianie kolejnych zagadnień lub problemów za pośrednictwem wytłuszczonych kropek.
- Zamieszczanie prezentacji graficznych jedynie tam, gdzie są one niezbędne.
- Dbanie o schludny układ tekstu, tabel czy wykresów. Stosowanie kilku schematów powoduje chaos.
Czytelny spis treści
Typowy spis treści biznesplanu obejmuje:
- streszczenie projektu danego przedsięwzięcia,
- podstawowe dane obejmujące firmę oraz jej właścicieli,
- założenia planu strategicznego celów,
- plan techniczny,
- plan organizacyjny,
- plan marketingowy,
- plan finansowy,
- podsumowanie oraz wnioski.
Konstrukcja biznesplanów zależy od wielu czynników rynkowych i stanu przedsiębiorstwa, ale ich zakres tematyczny bywa podobny. Można przyjąć, że wewnętrzna budowa planów posiada ścisły związek z ich treścią. Sporządzanie biznesplanu obejmuje czynności analityczno–prognostyczne oraz projektowe. Kluczem do sukcesu tego dokumentu jest logiczne uporządkowanie przygotowanego materiału, tak by w oczach inwestorów przedsiębiorstwo zaprezentowało wiarygodność, profesjonalizm i realny pomysł.