Oszczędności w firmie to nie tylko mniejsze wydatki, ale świadomy rozwój przedsiębiorstwa. Zwłaszcza jeśli właściciel biznesu reinwestuje zyski i przyspiesza politykę ekspansji. Z aprobatą na optymalizację kosztów patrzą również pracownicy, którzy dostrzegają zalety automatyzacji nużących procesów oraz szansę uzyskania realnych profitów. W tej sytuacji można liczyć na ich wsparcie. A także warto wynagradzać cenne pomysły zespołu.
Jak zaoszczędzić pieniądze i dokonać redukcji kosztów w firmie? Przedstawiamy piętnaście sposobów, które przyczynią się do optymalizacji kosztów w przedsiębiorstwie.
1. Optymalizacja kosztów za media
Opłaty za media w biurze potrafią niekiedy przyprawić właścicieli biznesu o zawrót głowy. Zanim rozważysz różnokierunkowe warianty obniżenia wydatków, weź pod lupę oferty poszczególnych dostawców (Internetu, telefonów, energii elektrycznej, etc.) i wybierz najatrakcyjniejszą ofertę lub renegocjuj warunki umowy.
Zmniejsz rachunki telefoniczne. Dziś jest łatwiej ograniczyć koszty telekomunikacyjne niż kiedyś. Telefonia internetowa VoIP, wirtualne centrale i komunikatory pozwalają cieszyć się tanią łącznością na szeroką skalę. Dzięki nowoczesnym narzędziom możesz utrzymywać stały kontakt z klientami, prowadzić wideo- i telekonferencje, organizować zdalne szkolenia oraz prezentacje o zasięgu transgranicznym.
Oszczędzaj energię. Po pierwsze, zadbaj o rozwiązania energooszczędne względem sprzętu i oświetlenia (np. żarówki LED, czujniki obecności). Po drugie, wyłączaj urządzenia biurowe albo przynajmniej zminimalizuj liczbę wyposażenia pozostającego w trybie czuwania. Niektóre dyżurujące — w tzw. trybie „stand-by” — maszyny potrafią bez opamiętania wysysać energię. Receptą na ich pazerność może być listwa zasilająca z wyłącznikiem dopływu prądu lub zastosowanie zautomatyzowanych wyłączników czasowych.
Kontroluj biurową temperaturę. Reguluj ogrzewanie i klimatyzację w taki sposób, aby w pomieszczeniach pracy panowały warunki odpowiednie do rodzaju wykonywanych zadań. Przy okazji sprawdź szczelność okien i drzwi, a także pamiętaj, by nie zasłaniać grzejników. W okresie grzewczym warto również pomyśleć o regulatorach elektronicznych z programatorem czasowym lub sterowanych bezprzewodowo, które po zamknięciu biura zredukują temperaturę.
2. Komputery poleasingowe oszczędnością dla firmy
Sprzęt wyprzedażowy stanowi alternatywę dla nowych i drogich maszyn. Jeżeli organizujesz lub rozbudowujesz biuro, możesz wyposażyć stanowiska pracy w poleasingowe komputery, notebooki oraz monitory. Wykorzystaj okazję do nabycia wydajnych narzędzi biznesowych — optymalnie dopasowanych do potrzeb firmy — mniejszym kosztem. Przy kilku lub kilkunastu stanowiskach to znaczne oszczędności!
Dostępne na rynku urządzenia wyprzedażowe posiadają przeważnie satysfakcjonujące parametry techniczne, oryginalny system operacyjny i są przystosowane do ekonomicznej pracy. Wcześniej używano ich w korporacjach w ramach leasingu.
3. Zatrudnienie pracowników w formie telepracy
Telepraca to praca zdalna, która odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej i technik teleinformatycznych. Zatrudnienie pracowników w formie telepracy może przynieść korzyści pracodawcy, wynikające m.in. z obniżenia kosztów urządzenia stanowiska pracy w przedsiębiorstwie. W pewnej części branż zdalny system zatrudnienia jest dużym udogodnieniem dla obu stron umowy, a równocześnie umożliwia optymalizację kosztów w przedsiębiorstwie.
Nie da się jednak ukryć, że stanowiska zdalne sprawdzą się wyłącznie w sytuacjach, gdy przedsiębiorca preferuje wynagradzanie za efekty pracy, nie zaś za czas spędzony w biurze.
4. Leasing pracowniczy — pracownik do wynajęcia
Opcja leasingu pracowników pozwala przedsiębiorcy zawrzeć umowę z firmą zewnętrzną, która oddeleguje własnego pracownika do wykonania zadań służbowych u danego pracodawcy. Tym samym, leasing pracowniczy to pomysł na oszczędności w firmie, szczególnie w sytuacjach, gdy potrzebujesz pracownika tymczasowego w okresie wzmożonej aktywności przedsiębiorstwa.
5. Współpraca biznesowa między firmami
Współpraca biznesowa stanowi narzędzie pomocne w rozwoju organizacji. Ważne, aby przedsiębiorcy zdawali sobie sprawę z tego, że kooperacja ma przynosić korzyści wszystkim partnerom. Jeśli poszerzasz sieć biznesowych kontaktów, pamiętaj, żeby świadomie jednoczyć siły z innymi reprezentantami środowiska branżowego.
We współczesnym świecie biznesu sojusze między konkurującymi przedsiębiorstwami nie są niczym niezwykłym. W tej strategii chodzi o to, by osiągnąć pożądany wynik i znaleźć skuteczne sposoby na oszczędności. Solidarnie można stoczyć batalię ze wspólnym wrogiem, zrealizować projekt na dużą skalę, wzajemnie rekomendować usługi, albo zakupić większą partię towaru na preferencyjnych warunkach.
6. Oszczędności na wynajmie biura
Twoje biuro generuje potężne koszty z tytułu najmu lokalu użytkowego? Przemyśl czy zmiana lokalizacji bądź zredukowanie dzierżawionego metrażu ma szansę poprawić tę sytuację. Jeśli adres służbowej siedziby nie rzutuje na pozyskiwanie klientów, może warto ją przenieść, aby istotnie zwiększyć rentowność biznesu.
Ponadto freelancerzy mogą obniżyć koszty działalności, sięgając po rozwiązania typu coworking, które oferują biurko na godziny. Natomiast przedsiębiorcy potrzebujący wyłącznie prestiżowego adresu bez fizycznej siedziby w danym miejscu, mogą wynająć wirtualne biuro.
7. Długoterminowy wynajem samochodów
Firmowy samochód z abonamentem zamiast leasingu? Oto następna wskazówka, gdzie szukać oszczędności. Wynajem dwuśladu może okazać się korzystniejszy, niż się wydaje. Po pierwsze, pojazd z kompletnym pakietem obsługi serwisowej można wypożyczyć nawet na kilkuletni okres czasu. Po drugie, Twoja firma zyskuje kontrolę nad wydatkami, przewidywalność kosztów utrzymania floty oraz opcję auta zastępczego w razie potrzeby.
8. Biznes w chmurze: Cięcie kosztownych procesów IT
Cloud computing to kolejny sposób na oszczędności w firmie. Skorzystanie z chmury pozwala obniżyć wydatki budowy infrastruktury informatycznej w przedsiębiorstwie. Dostępność różnorodnych rozwiązań sprawia, że wchodzisz na rynek z gotowym projektem, stymulującym wydajne zarządzanie biznesem. Zatem zapominasz o inwestycjach uwzględniających opłaty naliczane z tytułu licencji, przechowywania i zabezpieczania danych, aktualizacji, konfiguracji, czy też modernizacji systemów IT.
Jedną z zalet prowadzenia biznesu w chmurze jest elastyczność działania i dostępność systemu przez 24/7 z dowolnego komputera oraz urządzeń mobilnych, z jakiegokolwiek miejsca. Z badań przeprowadzonych na zlecenie Intela wynika, że co trzecia firma w Polsce korzysta już z usług chmurowych. Największą popularnością cieszy się chmura prywatna (56%), później hybrydowa (26%), zaś chmura publiczna, na którą zdecydowały się pozostałe firmy, zajmuje trzecie miejsce w rankingu.
9. Darmowe oprogramowanie biurowe
Darmowe pakiety biurowe i zamienniki komercyjnych rozwiązań mogą być świetną alternatywą dla startujących firm. W internecie znajdziesz dużą różnorodność legalnych oraz w pełni bezpłatnych narzędzi stworzonych z myślą o zastosowaniach kancelaryjnych. Przykładem może być LibreOffice, który stanowi odpowiednik Microsoft Office. Co więcej wśród darmowych produktów dostępne są m.in. programy do fakturowania, archiwizacji plików, obróbki graficznej, składu tekstu, zarządzania projektami, etc.
Oprócz wolnych od opłat aplikacji, przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po profesjonalne oprogramowanie w modelu Cloud. Zastępując klasyczny produkt w wersji pudełkowej usługą z miesięcznym planem abonamentowym.
10. Oszczędność na wydrukach
Ograniczenie kosztów wydruku to eliminacja nieoszczędnego gospodarowania materiałami biurowymi. Przykładowo zastosowanie modułu dupleks, służącego do automatyzacji wydruków dwustronnych, pozwala zmniejszyć zużycie papieru. Drukowanie dokumentów w trybie oszczędności tonera bądź w skali szarości (czarno-białe) obniża pobór tuszu. Natomiast wydruk zaznaczenia lub zawężenie zakresu drukowanych stron, gdy potrzebujesz wyłącznie wybranego fragmentu, redukuje zużycie obu tych materiałów.
Ponadto zainteresuj się swoim sprzętem. Pozbycie się drogich w eksploatacji urządzeń to kolejny krok wykonywany przez firmy szukające oszczędności. Jeszcze innym rozwiązaniem wspomagającym ekonomiczny rachunek może być wdrożenie w przedsiębiorstwie elektronicznego obiegu dokumentów.
11. Sprzedaż odpadów poprodukcyjnych i poużytkowych
Znajdź odbiorcę odpadów poprodukcyjnych. W przypadku niektórych branż taka transakcja może skutkować porozumieniem na miarę: Wilk syty i owca cała. Zatem jeśli w Twojej firmie zostają duże ilości odrzutów drzewnych, skrzyń, folii, pianki lub innych tworzyw, poszukaj cyklicznego odbiorcy na swoje poużytkowe i poprodukcyjne odpady. Dodanie kilku ogłoszeń sprzedaży nie wymaga wiele fatygi, a możesz zyskać.
12. Marketing: Nakłady pieniężne kontra efektywność
Potrzeba podejmowania działań w obszarze reklamy generalnie nie podlega dyskusji. Wiadomo, że właściwie zoptymalizowane kampanie przynoszą zysk. I nie opłaca się na nich zanadto oszczędzać. Przyjrzyj się jednak swoim pomiarom marketingowym — reklamy internetowej, prasowej, telemarketingowej, wysyłce bezpośredniej, etc. — i oceń skuteczność poszczególnych kanałów medialnych. Przykładowo, czy reklama w darmowej gazetce, ulotki lub plakaty są tak samo skuteczne jak reklamy w internecie? Może warto przenieść środki finansowe do bardziej zyskownego kanału?
13. Outsourcing — enty pomysł na oszczędności w firmie
W celu obniżenia kosztów administracyjno-biurowych, niektórzy przedsiębiorcy decydują się na outsourcing, czyli wykorzystanie zewnętrznych operatorów. Zalecają oni innym podmiotom wykonanie różnego rodzaju czynności, co docelowo ma służyć redukcji zatrudnienia, ograniczeniu biurokracji i obniżeniu kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.
Przykładem powierzania realizacji procesów jest outsourcing informatyczny, który polega na zamawianiu działań IT. Na rynku funkcjonuje wiele wariantów outsourcingowych, znajdziesz m.in.: outsourcing rekrutacji, obsługi nieruchomości, finansów i rachunkowości, telemarketingu, windykacji, sprzedaży, diagnostyki, a także dzierżawy urządzeń, maszyn albo pojazdów.
14. Redukcja kosztów sprzątania biura
Czy chodzi o to, aby ograniczyć sprzątanie bądź zrezygnować z profesjonalnych środków chemicznych? Nie, bynajmniej nie mówimy o oszczędzaniu na czystości, lecz o analizie wydajności detergentów oraz adekwatnym ich miarkowaniu. Obniżenie kosztów w tak prosty sposób, wbrew pozorom, może być zdumiewająco wysokie.
Dodatkowo coraz popularniejszą praktyką wśród właścicieli firm staje się zlecanie sprzątania powierzchni biurowych serwisowi zewnętrznemu, co redukuje koszty zatrudnienia pracowników. Wobec tego outsourcing znowu na podium.
15. Odpowiedni stosunek jakości do ceny
Przedsiębiorcy są silnie zorientowani na produktywność. Z perspektywy lidera liczy się wzrost efektywności i dopasowanie funkcjonalnych rozwiązań do potrzeb organizacji. Poszukiwanie sposobów na oszczędności w firmie brzmi atrakcyjnie, ale warto równocześnie rozważyć stosunek jakości do ceny.
Popatrz chłodnym okiem na sytuację, czy ekscytująco niska cena oferty w przyszłości nie okaże się potężnym obciążeniem dla Twojego biznesu? Np. tanie urządzenie — najdroższym eksploatacyjnie, albo usługa po okazyjnej cenie — niespełniającym oczekiwań drenażem portfela. Niemal w każdym przypadku wypada wziąć pod lupę długoterminowe konsekwencje.
Podsumowując, obniżenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa to przegląd zróżnicowanych procesów. Jednak w podejmowaniu decyzji biznesowych względem oszczędności należy zachować rozwagę. O ile wybór tańszego konta bankowego lub konkurencyjnej firmy kurierskiej nie nastręczy prawdopodobnie większych kłopotów, o tyle dylematy personalne związane z przerostem zatrudnienia lub niską wydajnością działów wymagają szczególnej ostrożności i odpowiedzialnego działania. Niemniej dzięki umiejętnemu zarządzaniu kosztami kreujesz wyniki finansowe, które przekładają się na rozwój firmy. A przecież o to chodzi, prawda?