Myśląc i mówiąc o czasie często odnosimy się do kontekstu pracy oraz deficytu czasu w codziennej rzeczywistości. Biegniemy naprzód, zerkamy na zegarek i dostrzegamy jak szybko upływają: minuty, godziny, dni, miesiące, lata. Kiedy przystaniemy na chwilę, aby pomyśleć, dochodzimy do wniosku, że czas jest jednym z naszych najcenniejszych aktywów.
Zarówno w biznesie jak i w sferze prywatnej warto kalkulować czas, ponieważ kiedy upłynie pozostanie historią, na którą nie mamy żadnego wpływu. Mówimy, że „czas to pieniądz”. To fakt, jednak czas, to również satysfakcja, radość, spokój i przyjemności. Zatem jakie mogą być faktyczne zalety zarządzania sobą w czasie?
1. Pomyślne wiatry dla osobistych celów
Określenie celów na gruncie zawodowym i prywatnym sprzyja Twojej konsekwencji w dążeniu do realizacji przyjętych przez Ciebie założeń. Dzięki temu masz szansę szybciej osiągnąć sukces, ponieważ podążasz pewnie, maksymalnie prostą drogą, nie tracąc celu z oczu.
Zobacz też: Formułowanie celów: zasada SMART
2. Usprawnienie osobistych działań
Nabierasz doświadczenia w planowaniu czasu. Potrafisz realnie ocenić bieżącą sytuację oraz wstępnie oszacować poszczególne etapy realizacji projektów. Rzeczowo określasz terminy, w miarę możliwości przyspieszasz działania, aby optymalnie zbliżyć się do celu.
3. Efektywność i wyższa koncentracja
Niewielka ilość czasu staje się dla Ciebie wyzwaniem do natychmiastowej analizy. Poszukujesz rozwiązań, które w pierwszym rzędzie skupią uwagę na ważnych projektach i sprawnym przejściu przez drobne zadania. Koncentrujesz się wyłącznie na efektywnych czynnościach.
4. Skuteczność i wzrost wydajności
Plan sprawia, że doskonale orientujesz się w rozpoczętych projektach. Pracując z harmonogramem zadań weryfikujesz przebieg działań. Wiesz, kiedy i co masz zrobić oraz w jakim czasie podjąć akcję. Taka organizacyjna kontrola sprzyja efektywności i zarazem minimalizuje ryzyko popełnienia błędu.
5. Właściwe delegowanie zadań
Obserwując priorytetowe projekty z dystansu, dostrzegasz różnorodną wagę poszczególnych drobnych zadań, które w rezultacie tworzą całość. W skład tej układanki wchodzą czynności, których realizację możesz z powodzeniem oddelegować innym osobom, a zaoszczędzony czas poświęcić na inne ważniejsze dla Ciebie działania.
6. Redukcja poziomu stresu
Kontrolując sytuację masz wyższy komfort psychiczny. Czujesz się bezpieczniej. Trzymasz stery we własnych dłoniach, a kiedy zajdzie taka potrzeba omijasz przeszkody i płyniesz dalej wyznaczonym kursem. Nabierasz więcej wiary w siebie i zaufania we własne możliwości. Dodatkowym bonusem jest wzrost Twojej wydajności, kreatywności oraz koncentracji, które w przypadku nadmiernego stresu złowrogo balansują na granicy chaosu i bezradności.
7. Mniejszy pośpiech
Osoby, które nie planują bardzo często wpadają w pułapkę paniki, ponieważ pozostawiają zadania na ostatnią chwilę. Grupując czynności niezbędne do wykonania zadania, odpowiednio rozplanowujesz czas i przeważnie szybciej, lepiej oraz dokładniej realizujesz projekt. Unikasz kryzysu — chaosu, paniki i błędów.
8. Motywująca satysfakcja
Zmniejszenie stresu, praktyczne zarządzanie sobą w czasie i dążenie do sukcesu zgodnie z założonym planem, sprzyjają satysfakcji z własnych osiągnięć. Satysfakcja natomiast wzmacnia cierpliwość, determinację oraz redukuje uczucie presji. Możesz dalej dynamicznie i konsekwentnie zmierzać w kierunku kolejnych celów.
9. Szybsze osiągnięcie rezultatu
Zarządzanie czasem opiera się na planowaniu. Nie mając planu, posiadasz raczej marzenia, dopiero ich spisanie i przygotowanie koncepcji działania sprawia, że nabierasz wiatru w żagle. Układając strategię realizacji wielu własnych projektów, masz szansę zdecydowanie szybciej się do nich zbliżyć. Dlaczego? Ponieważ zamiast zdawać się na los, wypływasz w rejs z mapą. Podróżujesz z punktu A do punktu B, z punktu B do punktu C itd. Przewidujesz okoliczności, zabezpieczasz się i świadomie dążysz do celu.
10. Czas na regenerację
Przejmując kontrolę nad osobistym czasem, działasz tak, aby maksymalnie go zaoszczędzić i zachować równowagę. Odpowiedzialnie projektujesz codzienne czynności, uwzględniając życie zawodowe, prywatne oraz pozostawiając margines rezerwy na nieprzewidziane okoliczności. Decydujesz jak spożytkować czas pracy, przerwy i oczywiście porę wolną od zawodowej praktyki. A tutaj możliwości masz wiele!
Z punktu widzenia kariery i biznesu można jeszcze wyodrębnić takie zalety jak:
- Poprawa komunikacji z zespołem współpracowników.
- Klarowność przyszłości, czyli wyższy stopień jej przewidywalności.
- Sprawna organizacja systemu pracy m.in. porządek w dokumentacji, w miejscu pracy, mądre i systematyczne prowadzenie kalendarza, rzetelność, terminowość.
- Regularność i ograniczenie nadgodzin — zadania nie piętrzą się oraz nadmiernie na siebie nie nakładają.
- Kształtowanie profesjonalnego wizerunku osobistego, pozyskanie uznania i szacunku wśród partnerów strategicznych organizacji, konsumentów, kolegów z zespołu lub kadry zarządzającej.