Jesteś świeżo upieczonym kierownikiem i właśnie rozpoczynasz swoją karierę w zarządzaniu zespołem ludzkim? Zwołałeś pierwsze w swym życiu zebranie i zastanawiasz się, w jaki sposób je przeprowadzić? To nic trudnego — wystarczy wykorzystać w praktyce kilka sprawdzonych porad, dzięki którym spotkanie służbowe przyniesie oczekiwane rezultaty.
Zebrania można podzielić na parę kategorii. Mogą być to narady robocze o nieoficjalnym charakterze, albo większe lub bardziej oficjalne spotkania służbowe z udziałem przełożonych i innych interesariuszy. Najbardziej wymagające są te zebrania, które mają wyjątkowo formalny charakter i są określone licznymi procedurami. Poniżej przedstawiamy 6 prostych kroków wiodących do przeprowadzenia firmowego zebrania.
Zasady efektywnej organizacji spotkań służbowych
Zwołanie zebrania zobowiązuje do sprecyzowania celu narady. Przeanalizuj, jaki wynik chcesz osiągnąć. Niewykluczone, że aktywne uczestnictwo całego zespołu uznasz za nieskuteczną taktykę. W związku z tym do omówienia bieżących problemów zaprosisz wybrane grono pracowników, kompetentnych w danym obszarze.
1. Rozpocznij punktualnie i powitaj uczestników zebrania
Punktualność w kontaktach biznesowych stanowi jedną z elementarnych zasad savoir-vivre'u. Jeśli jesteś liderem, który organizuje spotkanie, pamiętaj, aby przybyć na miejsce posiedzenia odpowiednio wcześniej. Oprócz startu o czasie, zebranie powinno rozpocząć się od oficjalnego powitania oraz przypomnienia celu, w jakim narada została zwołana.
2. Ustal harmonogram obrad (agendę)
Aby zebranie przebiegało szybko i sprawnie niezbędne jest zapoznanie uczestniczących w nim osób z porządkiem obrad oraz wcześniejsze dostarczanie im informacji na temat przedmiotu dyskusji. Dzięki temu każdy na zebranie przyjdzie odpowiednio przygotowywany, będzie miał również odpowiednio dużo czasu na przemyślenie najważniejszych spraw.
3. Dostarcz potrzebne materiały
Następny ważny etap to rozdanie uczestnikom spotkania niezbędnych dokumentów. Choć zawarte w nich informacje powinny być udostępnione już wcześniej, warto wręczyć je raz jeszcze. Daje to możliwość uczestnikom spotkania swobodnego zerknięcia do dokumentacji oraz powoływania się na poszczególne punkty lub dane zawarte w ich treści.
4. Czuwaj nad planem i czasem posiedzenia
Na przewodniczącym zebrania spoczywa organizacyjny obowiązek. To przestrzeganie programu spotkania oraz pilnowanie, by bez konieczności nie wydłużało się ono wskutek zbędnych dyskusji i tematów niezwiązanych ściśle z głównym problemem narady. Wobec tego postaraj się utrzymać koncentrację na celu posiedzenia w taki sposób, aby omawiane kwestie nie odeszły od kluczowego wątku.
5. Zadbaj o sprawozdanie ze spotkania
Po każdym oficjalnym zebraniu powinien pozostać ślad w postaci sprawozdania. Sporządza je osoba zajmująca się w trakcie zebrania pisaniem protokołu. Sprawozdanie pozwala w każdej chwili przypomnieć sobie przebieg rozmów oraz ich wyniki i ostateczne ustalenia. W przypadku formalnych zebrań jest ono bardzo istotnym składnikiem dokumentacji.
6. Podsumuj analizowane kwestie i podjęte ustalenia
Ważnym elementem każdego zebrania jest zakończenie dyskusji oraz jej krótkie podsumowanie. Są sytuacje, w których bywa to naprawdę trudne — zwłaszcza, jeśli rozmowy miały dość burzliwy przebieg, zaś różnice zdań pomiędzy poszczególnymi uczestnikami zebrania były znaczne. Czasami konieczne staje się zwołanie następnego spotkania służbowego, którego przedmiotem stanie się ta najbardziej sporna kwestia.
Gdy wystąpi karkołomna niezgodność poglądów...
Co zrobić, jeżeli spotkanie biznesowe przybierze nieoczekiwany finał, w którym porozumienie staje się niemożliwe? W takiej sytuacji zazwyczaj prowadzący zebranie menedżer samodzielnie podejmuje ostateczną decyzję. Choć takie rozwiązanie problemu wzbudza zazwyczaj szereg emocji, często bywa lepszym sposobem na zakończenie zebrania, niż pozostawienie nierozwiązanego problemu.